Die jährliche Delegiertenversammlung von swissherdbook ost findet jeweils zu Jahresbeginn im Verbandsgebiet statt. Die Organisation übernimmt in der Regel eine Viehzuchtgenossenschaft oder ein Viehzuchtverein.

Das Delegationsrecht der Viehzuchtgenossenschaften und Viehzuchtvereine ist wie folgt geregelt:

• Bis zu 200 Herdebuchtiere: 2 Delegierte
• Über 200 Herdebuchtiere: 3 Delegierte
• Für je weitere 200 Herdebuchtiere: 1 zusätzlicher Delegierter
• Es gibt keine obere Begrenzung der Delegiertenanzahl.

Diese Versammlung dient der Vernetzung, dem Austausch sowie der Weiterentwicklung der Fleckviehzucht in der Region.